Microsoft access là phần mềm nằm trong hệ sinh thái của Microsoft Office, Microsoft access là công cụ giúp quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Vậy Microsoft access là gì? Hãy cùng Tin nhanh Plus tìm hiểu về phần mềm Microsoft access với bài viết sau đây bạn nhé!
Microsoft access là gì?
Microsoft access là một phần mềm giúp quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, nằm trong hệ sinh thái của Microsoft Office, với khả năng quản lý, chỉnh sửa, xuất dữ liệu báo cáo.
Khác với những công cụ quản lý cơ sở dữ liệu khác, Microsoft access sở hữu đặc điểm giao diện đồ họa người dùng trong tiếng Anh là “graphical user interface”, được viết tắt là “GUI”. Điều này đã giúp cho người dùng có thể sử dụng Microsoft access một cách dễ dàng mà không cần phải biết về kỹ thuật.
Microsoft access thường được các công ty, doanh nghiệp nhỏ sử dụng, phần mềm này giúp doanh nghiệp phát triển, quản lý thông tin về các cơ sở dữ liệu. Microsoft access giúp quản lý các cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp như: Quản lý cơ sở dữ liệu về khách hàng, quản lý cơ sở dữ liệu về thông tin đơn hàng, thông tin hàng hóa, chi tiết giao dịch…
Các tính năng chính trong phần mềm Microsoft access
Microsoft access với khả năng thêm, chỉnh sửa, xóa, truy xuất dữ liệu quản lý. Phần mềm Microsoft access có các tính năng thiết lập dữ liệu và tương tác giữa các bảng với nhau, giúp bạn có thể quản lý, truy xuất dữ liệu hiệu quả, cụ thể các tính năng như:
- Thiết lập các bảng dữ liệu
- Cho phép nhập dữ liệu từ các định dạng như: Excel, Web Content, Database…
- Cho phép tạo các mối liên kết giữa các bảng
- Có thể truy xuất thông tin từ một bảng, hoặc truy xuất nhiều bảng thông qua liên kết
- Hỗ trợ truy xuất dữ liệu bằng các file phổ biến như: Excel, Access, CSV, PDF…
- Tự động hóa các quy trình bằng VBA
- Thiết kế báo cáo
- Tổng hợp và tính toán dữ liệu
>> Xem thêm: Phần mềm chốt đơn bán hàng Online
4 đối tượng chính trong phần mền Microsoft access
Microsoft access sẽ bao gồm 4 đối tượng chính là Table, Query, Form, Report. Chúng cho phép bạn có thể tạo ra và quản lý cơ sở dữ liệu theo nhu cầu sử dụng.
1. Table (bảng)
Table cho phép bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu, mỗi một bảng sẽ bao gồm nhiều cột (column), hoặc có thể gọi là trường (field). Mỗi cột sẽ có một kiểu dữ liệu khác nhau, nó tùy thuộc vào ý nghĩa dữ liệu cột đó thể hiện, bạn cũng có thể tự điều chỉnh kiểu dữ liệu giữa các hàng và các cột theo nhu cầu sử dụng của mình.
2. Form (biểu mẫu)
Form hỗ trợ quá trình nhập, sửa đổi thông tin, hiển thị thông tin, điều khiển ứng dụng. From giúp cho bạn có thể tự động hóa các quy trình làm việc, giúp cho dữ liệu đảm bảo được tính đồng bộ, nhất quán.
3. Query (truy vấn)
Query cho phép bạn có thể tìm kiếm, thực hiện các truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng một cách nhanh chóng. Khi thực hiện các truy vấn, bạn nên chọn những điều kiện cụ thể để có thể tìm kiếm được dữ liệu một cách chính xác nhất.
4. Report (báo cáo)
Report giúp người dùng định dạng, tính toán, tổng hợp tất cả thông tin dữ liệu, từ đó giúp cơ sở dữ liệu dễ đọc hơn, dễ dàng xuất ra kết quả.
Tại sao nên sử dụng phần mềm Microsoft access
Phần mềm Microsoft access được rất nhiều các công ty, doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt đối với những bạn đang học hoặc làm việc với kết toán, tài chính, kinh tế… Những công việc này đòi hỏi phải nhập dữ liệu mỗi ngày, vì thế phần mềm Microsoft access có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu đó.
Sử dụng phần mềm Microsoft access đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực như:
- Công cụ quản lý, truy xuất dữ liệu hiệu quả: Microsoft access là phần mềm giúp tạo cơ sở dữ liệu cho rất cả các ngành nghề hiện nay, nếu như bạn đang sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng, thì Microsoft access là một công cụ tuyệt vời đáp ứng được tất cả nhu cầu của bạn.
- Dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu ngay cả khi bạn không rành về IT: Giao diện của Microsoft access rất thân thiện, giúp người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng ngay cả khi bạn không am hiểu về công nghệ thông tin.
- Phần mềm Microsoft access hoàn toàn miễn phí: Hiện tại, Microsoft đang phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho Web và Mobi. Khi sử dụng Microsoft access Online giúp cho bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, tạo cơ sở dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau…
Sự khác biệt giữa phần mềm Microsoft access và Microsoft Excel
Microsoft Excel cho phép người dùng có thể hiển thị dữ liệu theo hàng dọc và hàng ngang, dữ liệu sẽ được lưu trữ tại các ô, hoặc người dùng có thể thêm biểu đồ, đồ họa… vào trong Excel để có thể dễ nhìn hơn.
Khi bạn truy xuất dữ liệu bằng Excel, thì Excel sẽ khóa toàn bộ các tính năng chỉnh sửa, khi đó bạn sẽ không thể chỉnh sửa được dữ liệu, điều này sẽ bất tiện nếu như cơ sở dữ liệu của công ty cần được chỉnh sửa.
Microsoft access là trương trình tạo cơ sở dữ liệu, sử dụng duy nhất một ID, người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu và lưu trữ thông tin chi tiết, giúp bạn có thể dễ dàng thay đổi cũng như cập nhật cơ sở dữ liệu của mình.
Microsoft access cho phép nhiều người dùng có thể cùng làm việc trong một file DB, khi đó sẽ tạo và lưu trữ cơ sở dữ liệu được nhanh hơn rất nhiều, đồng thời cũng sẽ dễ dàng đồng bộ dữ liệu.
Cách sử dụng phần mềm Microsoft access
Nếu bạn mới bắt đầu làm quen với phần mềm Microsoft access, thì mình sẽ giới thiệu đến bạn các bước cơ bản để sử dụng Microsoft access:
1. Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở Microsoft access lên, sau đó bạn hãy nhấn chọn vào File -> nhấn chọn tiếp vào New.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy đặt tên File cơ sở dữ liệu, việc đặt tên sẽ giúp bạn có thể phân biệt được các cơ sở dữ liệu khác trong phần mềm. Nếu như bạn quên không đặt tên cơ sở dữ liệu, thì bạn có thể thay đổi tên cơ sở dữ liệu bằng cách nhấn chọn chuột phải vào File (File đã lưu) -> tiếp đến bạn nhấn chọn vào Rename (để tiến hành thay đổi tên cơ sở dữ liệu mới).
2. Nhập cơ sở dữ liệu
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần định dạng loại dữ liệu mà mình muốn nhập như: Kiểu biểu mẫu, kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo…
Bước 2: Để có thể tạo bảng, bạn hãy tiến hành nhập nội dung vào từng cột, từng hàng theo cách thủ công, hoặc bạn có thể sao chép nội dung từ cơ sở dữ liệu và dán vào.
Bước 3: Bạn có thể chèn thêm hình ảnh bằng thanh công cụ trong Microsoft access
Có nên sử dụng Microsoft access để tạo dữ liệu không?
Microsoft access là một phần mềm tạo cơ sở dữ liệu rất tốt mà bạn nên sử dụng, phần mềm này hoàn toàn miễn phí, đáp ứng đủ nhu cầu đối với những công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ để tạo ra cơ sở dữ liệu, thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng…
Phần mềm Microsoft access có giao diện thân thiện, rất dễ sử dụng ngay cả những ai không rành về máy tính, IT cũng đều có thể sử dụng tốt được Microsoft access. Đối với những bạn đang học kế toán, kinh tế, tài chính… thì nên sử dụng Microsoft access để tối ưu cho công việc của mình.
Lời kết
Microsoft access là một phần mềm tạo cơ sở dữ liệu miễn phí khá tốt mà bạn nên sử dụng, phần mềm này có khả năng truy xuất dữ liệu nhanh rất phù hợp với các doanh nghiệp. Đến đây là bạn đã biết được “Access là gì” rồi phải không nào?. Chúc bạn có thể làm quen và sử dụng Microsoft Access một cách thành thao nhất!
>> Gợi ý thêm dành cho bạn:
